e-arveldaja tuleb e-arvete edastamisel ettevõtjale appi
Juba praegu saavad kõik riigi loodud majandustarkvara kasutajad avaliku sektori asutustele e-arveid tasuta edastada.
Riigikogu hakkab peagi arutama raamatupidamise seaduse muutmise eelnõu, mille järgi peab 1. jaanuarist 2017 avalikule sektorile esitatav arve nii kauba müümisel kui ka teenuse osutamisel olema e-arve.
E-arvetele sujuva ülemineku tagamiseks võimaldab riik mikro-, väike- ja keskmise suurusega ettevõtetel kasutada e-arvete koostamiseks ja edastamiseks registrite ja infosüsteemide keskuse (RIK) veebipõhist tarkvara aastatel 2017–2018 tasuta.
Uutest nõudmistest lähtuvalt anname ülevaate, mida riigi loodud majandustarkvara ehk e-arveldaja endast kujutab.
Mis on e-arveldaja?
e-arveldaja on ettevõtjaportaalis asuv veebipõhine raamatupidamistarkvara, millel on juba üle 3500 kasutaja. See lihtsustab ettevõtjate jaoks raamatupidamise korraldamist, sest tarkvara on tänu erinevatele liidestustele ja automatiseeritud kannetele mugav kasutada.
e-arveldaja on algselt olnud suunatud peamiselt alustavatele ja väikeettevõtjatele, kuid hiljem kohandatud ja kasutatav ka mittetulundusühingutele ning sihtasutustele. Sellega saavad raamatupidamist teha nii ettevõtjad ise kui ka nende volitatud isikud (näiteks raamatupidajad).
E-arvete töötlemiseks on vaja majandustarkvara (nt e-arveldajat) ja nende vahendamiseks vastavaid operaatoreid.
Ettevõtjale on e-arvetele üleminek mugavam, kui kasutusel on e-arvete automaatset töötlemist võimaldav majandustarkvara. Kuid e-arveid saab saata ka läbi operaatorteenuse osutaja. e-arveldajas toimub arvete vahendamine Omniva ja Fiteki vahendusel automaatselt. Peagi lisandub neile operaatoritele Telema.
Missugused on tarkvara plussid ja miinused?
- Koostöös e-arve keskkondadega on loodud digiarvete otsesaatmise lahendused.
- e-arveldaja klientide omavahelisel digiarvete saatmisel on iga vastuvõetud arve info tarkvaras automaatselt sisestatud ja kasutajal jääb valida vaid kulurida ning arve kinnitada.
- Koostöö e-arvete operaatoritega.
- Tarkvara koostab kasutaja algatusel käibe-, tulu- ja sotsiaalmaksudeklaratsioone ning võimaldab need saata maksu- ja tolliametile.
- Pangast laetud failis olevate tasumiste ja laekumiste automaatne sidumine aitab kasutajal vältida käsitsi tehtavaid kandeid.
- Majandusaasta aruannete esitamiseks on tarkvaras olemas automaatne XBRL-aruande genereerimise võimalus, mis võimaldab aruande lihtsamat edastamist ettevõtjaportaali aruandluskeskkonda.
- e-arveldaja kasutamine on esimesel aastal tasuta, olenemata ühingu suurusest või tehtavate kannete arvust.
- e-arveldaja proovimiseks on olemas demokeskkond, mis võimaldab enne lepingu sõlmimist ja kasutajaks hakkamist tarkvaraga tutvuda.
- e-arveldajas puudub laoarvestuse moodul ning massiline korduvarvete esitamise võimalus. Seetõttu sobib antud tarkvara ennekõike just alustavale ja väikeettevõtjale ning mittetulundusühingule.
- Omanäolise arvemalli kujundamise võimalust e-arveldaja veel ei paku. Küll aga saab ettevõtja erinevate mallide hulgast sobiva valida ning soovi korral enda logo lisada.
- Praegu ei paku tarkvara andmete importimise võimalust, kuid seda funktsiooni täiendatakse peagi.
Kuidas käib e-arvete edastamine ja vastuvõtmine e-arveldajas?
Ettevõtja saab e-arveldaja vahendusel saata e-arve avalikule sektorile ka siis, kui ta e-arveldajas oma raamatupidamist igapäevaselt ei tee. Sel juhul peab e-arveldajas olema seadistatud minimaalselt: arve rekvisiidid, pangakonto, tooted/teenused, mida müüakse, ning algbilanss.
e-arveldajas saab müügiarve koostamise ja kinnitamise järel valida, kuidas arve kliendile edastatakse. Tarkvaras saab arvet kliendile saata e-arvena või saates e-kirjaga PDF dokumendi. Arve saatja ei pea muretsema e-arve kättetoimetamise pärast: e-arveldajast toimetatakse e-arve automaatselt vastuvõtjale. Kui aga vastuvõtjal puudub arve kättesaamiseks tehniline võimekus, antakse sellest arve saatmisel e-arveldajas teada.
Ettevõtja e-arved saabuvad e-arveldajasse, kui e-arveldaja on valitud e-arvete vastuvõtmise kohaks.
Soovi korral saab tellida ka teavituse sissetulnud e-arvetest. Sissetulnud arvet võib vaadata, vastu võtta või tagasi lükata. Sissetulnud digiarvel on kõik olulised read juba täidetud ning selle saab raamatupidamises arvele võtta pärast sobiva kulukonto määramist.
Kui hästi on ettevõtjate andmed veebikeskkonnas kaitstud?
Registrite ja infosüsteemide keskuse ning kliendi vahel sõlmitava lepingu tingimuste kohaselt peavad pooled hoidma e-arveldajat puudutavat konfidentsiaalset teavet, ennekõike infot kliendi äritegevusest, aga ka muud tundlikku informatsiooni, mis ei ole avalikult kättesaadav. Konfidentsiaalsuskohustus kehtib tähtajatult kõigi isikute ja asutuste kohta (sh maksu- ja tolliamet).
Andmete säilitamises on veebipõhine raamatupidamistarkvara täiesti usaldusväärne, sest selle turvalisus on tagatud samadel põhimõtetel kui kõikidel teistel riiklikel andmebaasidel.
Mis on e-arve?
Tuletame meelde, et e-arve on masinloetav arve, mis liigub tarkvarasüsteemide vahel ilma käsitsi sisestuseta. Masinloetavaks arveks peetakse elektroonilist dokumenti, mida saab edastada ühest tarkvarasüsteemist teise, kus vastuvõttev süsteem suudab seda arvedokumenti kokkulepitud reeglite kohaselt töödelda.
PDF-kujul ja e-postiga edastatavaid arveid e-arveteks ei peeta, sest neid ei ole võimalik automaatselt tarkvara poolt töödelda ja arvet tarkvarasse eelsisestada.
Millised on e-arveldaja hinnatingimused?
Juba praegu saavad kõik e-arveldaja kasutajad avaliku sektori asutustele e-arveid tasuta edastada. Avaliku sektori asutustele saadetavad e-arved ja nendega seonduvad kinnitamise kanded on e-arveldajas tasuta 2018. aasta lõpuni, ent pärast seda arvestatakse kanded hinnakirja alusel.
Eraettevõtete omavaheliste e-arvete kinnitamisega seotud kannete kuutasu sõltub kannete arvust. Väikeettevõtja puhul, kellel on aasta jooksul kuni 10 kannet kuus, tuleb tasuda vaid aastane konto hooldustasu 5 eurot + käibemaks. Tehes kuu jooksul kuni 50 kannet, tuleb tasuda 5 eurot + käibemaks kuus ja üle 50 kande puhul 9 eurot + käibemaks kuus.
e-arveldaja kasutamine eeldab, et juriidilise isiku ja RIK-i vahel sõlmitakse kuupõhine leping. Lepingu saab sõlmida ettevõtjaportaali e-arveldaja keskkonnas digitaalselt allkirjastades.
Lisaks pakub e-arveldaja ka arhiveerimisteenust.
Kokkuvõtvalt võib öelda, et raamatupidamise seaduse eelnõu nõue puudutab üksnes neid asutusi, kes soovivad väljastada arveid avaliku sektori asutustele. Sellest lähtuvalt vajavad need ettevõtted ja organisatsioonid tulevikus avaliku sektori asutustele arve väljastamiseks e-arvete edastamise võimekust.
Artikli allikas: Raamatupidamisuudised 5/2016