PrintPDF Jaga

Andmekaitsetingimused

KINNITATUD
Direktori 19.08.2019. a
Käskkiri nr 108
Lisa

Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) andmekaitsetingimused

Isikuandmete töötlemise teave on koostatud vastavalt EL-i isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 artiklile 12 „Selge teave, teavitamine ja andmesubjekti õiguste teostamise kord“ vastutava töötleja nõuete täitmiseks ja isikuandmete töötlemise põhimõtetest ning õiguste tagamisest füüsiliste isikute teavitamiseks.
 
1. Käesolevad andmekaitsetingimused ei hõlma:
  • juriidiliste isikute andmete hoidmist ja isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele RIK võrgulehel viidatakse (välislingid);
  • RIKi hallatavate riiklike registrite ja infosüsteemide, isikuandmete töötlemise eesmärke, ulatust ja viise, avalikkusele kättesaadavaks tegemise tingimusi ja isiku poolt enda andmetega tutvumise õigusi ja korda, mis on sätestatud, kas seadustes (kinnistusraamatuseadus, äriseadustik jne) või seadustes sisalduvate volitusnormide alusel vastu võetud määrustes (justiitsministri 30.06.2010.a määrus nr 24 „Kohtu kinnistusosakonna kodukord“ jne).
2. RIK töötleb Teie isikuandmeid kui Te:
  • külastate RIK veebilehte;
  • külastate RIK sotsiaalvõrgustiku lehekülge Facebookis ja LinkedInis;
  • kandideerite meile tööle (või olete meil töötanud);
  • esitate meile teabenõude, selgitustaotluse või märgukirja;
  • võtate ühendust kasutajatoega (NB! Telefonikõned salvestatakse);
  • külastate Registrite ja Infosüsteemide Keskust.
  • Teie andmed on kantud raamatupidamistarkvarasse e-arveldaja ( oleme andmekogu vastutav töötleja).
2.1.1 RIK veebilehe külastamine
Kui Te külastate RIK veebilehte, piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad isikuandmed järgnevaga:
  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress);
  • arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemiga;
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).
RIK ei seo kogutud IP –aadresse ühegi konkreetse külastajaga. Statistikat kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastate ja kui kaua seal peatute. Neid andmeid kasutatakse külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks. Andmeid säilitatakse 3 kuud.
 
2.2.1 Sotsiaalsuhtlusvõrgustiku kanalite Facebook (k.a ingliskeelne) ja LinkedIn kasutamine
Meie Facebooki lehe ja LinkedIn kasutamiseks oleme teinud järgnevad seadistused:
  • leht on kõigile nähtav;
  • seinale postitamise võimaluse oleme piiranud;
  • kommenteerida võib kõikides keeltes, samuti lubame postituste automaatse tõlke teistes keeltes lugejatele;
  • inimesed saavad meiega Facebooki vahendusel privaatselt ühendust võtta;
2.3.1 RIKi tööle või praktikale kandideerimine
Vabade töö- ja praktikakohtade info on kättesaadav RIKi veebilehel.
RIKi tööle või praktikale kandideerides kasutame Teie poolt esitatud andmeid üksnes järgnevatel eesmärkidel:
  • Teie tööle kandideerimise avalduse hindamiseks;
  • Teie kvalifikatsiooni hindamiseks ja töölevõtmisega seotud otsuste tegemiseks;
  • Teiega suhtlemiseks, nt teabe andmiseks töövestluse võimalike kuupäevade kohta;
  • baasteabematerjali koostamiseks, mida kasutatakse juhul, kui Teid tööle võetakse.
Kandidaadi isikuandmeid töötlevad värbamisprotsessis osalevad töötajad. Teistel RIKi töötajatel juurdepääs tööle kandideerija isikuandmetele puudub.
Kandidaatide isikuandmed kogunevad kandideerimiskuulutuses nõutavate dokumentide esitamisel, sealjuures:
  • lähtutakse kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest (sh suhtlusvõrgustikud, blogid, avalikud registriandmed k.a karistusregister, äriregister, kohtulahendid jne);
  • on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid on RIK tema kohta kogunud;
  • on kandidaadil õigus RIKi kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi ning esitada vastuväiteid;
  • eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et RIK võib nende poole teabe saamiseks pöörduda.
  • ei avaldata Teie andmeid teistele kandidaatidele, samuti ei avaldata Teile teiste kandidaatide andmeid.
Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Kirjavahetust töösuhete, personali jmt küsimustes, säilitame 5 aastat. Praktika-, käsundus- ja töölepinguid säilitame 10 aastat alates lepingu lõpetamisest. Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.
 
2.4.1 Teabenõude, selgitustaotluse ja märgukirja esitamine
RIK kasutab Teie isikuandmeid Teile vastamiseks. Teie pöördumised registreeritakse RIK dokumendihaldussüsteemis ning edastatakse vastamiseks asjassepuutuvatele töötajatele. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes hädavajalikus mahus.
Teie pöördumise andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav meie dokumendiregistris. Registreeritud juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul on avalikust dokumentregistrist nähtavad vaid saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi ega dokumendi sisu.
Kui olete saatnud meile pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle asjaomasele asutusele. Pöördumise edastamisest teavitame ka Teid.
Kui keegi soovib Teie kirjavahetusega tutvuda, siis juurdepääsupiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab välja anda ning kas seda saab teha osaliselt või täielikult.
 
Sõltumata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.
Eraisikutega peetud kirjavahetust (teabenõuded/märgukirjad jne) säilitame viis aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.
 
2.5.1 Kasutajatoe poole pöördumine
RIKi kasutajatoele (+372 680 3160) saabunud kõned salvestatakse ja sellest teavitatakse helistajat kõne alguses. Salvestusi kasutatakse parema teeninduse tagamiseks ning neid säilitatakse isikustamata kujul vähemalt 6 kuud. Salvestuste hävitamine toimub salvestussüsteemi poolt automaatselt kindla aja möödudes.
 
Kui Te ei soovi salvestamist, on Teil võimalik kõnest loobuda ning valida mõni muu teabe saamise viis (näiteks saates kiri e-posti või tavapostiga).
 
2.6.1 Registrite ja Infosüsteemide Keskuse külastamine
RIKi koosolekule tulles, võtab hoonesse sisenevaid külalisi esimesena vastu külalispääslas töötav valvemeeskonna liige, kellele on eelnevalt edastatud hoonet külastava isiku nimi. Valvemeeskonna liikmel on õigus paluda Teilt isikut tõendavat dokumenti, et kontrollida isikusamasust. Külalisele antakse külalisekaart, millega külaline pääseb II korrusele, kus asuvad RIK koosolekuruumid. Külaline liigub majas koos saatjaga, kelle juurde ta on tulnud.
 
RIKis ja selle ümbruses on ööpäevaringne videovalve. Isikute liikumine hoones ja territooriumil (parklad, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel.
 
Videosalvestisi ja uksekaardi logisid haldab USS Security Eesti AS. Salvestisi säilitatakse 30 kalendripäeva ja uksekaardilogisid 1 aasta.
 
2.7.1 Kui Teie isikuandmed on kantud raamatupidamistarkvarasse e-arveldaja (oleme andmekogu vastutav töötleja)
Eesmärk
E-arveldaja on veebipõhine raamatupidamistarkvara, mis aitab ettevõtjal raamatupidamise korraldamisega mugavalt hakkama saada. Tarkvara asub e-äriregistri ettevõtjaportaalis ja seda saavad kasutada nii ettevõtjad ise, kui nende poolt volitatud isikud (näiteks raamatupidaja). E-arveldaja on suunatud peamiselt alustavatele ja väikeettevõtjatele, kuid ka mittetulundusühingutele ning sihtasutustele.
 
Tarkvara koosneb viiest olulisemast osast: arveldamise-, raamatupidamise-, aruandluse-, personali- ja seadistuste moodul ja kogu keskkonda saab kasutada nii eesti- kui inglise keeles.
 
Õiguslik alus
Tarkvara kasutamine eeldab kuupõhise lepingu sõlmimist. Juriidilise isiku ja RIKi vahelise lepingu sõlmimine toimub ettevõtjaportaali e-arveldaja keskkonnas digitaalselt allkirjastades.
 
Säilitustähtaeg
Kliendil on e-arveldaja kasutamise lepingu kehtivusajal õigus e-arveldajasse lisada piiramatus mahus andmeid. Lepingu lõppedes pakutakse kliendile arhiveerimise teenust. RIK säilitab Kliendi andmeid e-arveldaja arhiivis 7 aastat alates andmete sisestamisest e-arveldajasse.
Kui Klient andmete edasist säilitamist ei soovi võib RIK andmed kustutada 7 aasta möödumisel andmete sisestamisest.
 
Juurdepääs e-arveldajale
Tulenevalt RIK-i ja Kliendi vahel sõlmitava lepingu tingimustest hoiame e-arveldajat puudutavat konfidentsiaalset teavet, mis ei ole avalikult kättesaadav. Konfidentsiaalsuskohustus kehtib tähtajatult kõigi isikute ja asutuste suhtes (sh riigiasutused).
Kliendi esindajana on Kliendi nimel ja arvel õigus e-arveldajat kasutada füüsilisel isikul, kes on Kliendi poolt määratud kasutusõigusliku isikuna.
e-arveldaja kasutamise lepingu sõlmimisel tekivad kõigile juhatuse liikmetele e-arveldaja kasutamise õigused. Juhatuse liikmed saavad lisada kasutajaid juurde ning hallata nende õigusi. Klient on vastutav kõikide tema nimel tegutsevate Kasutajate eest ning tagab, et Kliendi nimel tegutsev Kasutaja täidab kõrvalekaldumatult e-arveldaja kasutamise lepingu ja õigusaktide tingimusi ning RIK-i poolt kehtestatud e-arveldaja kasutamise nõudeid.
RIK on vastutavaks töötlejaks andmekogu majutamisel, hooldamisel ja arendustööde tegemisel. Sellest tulenevalt pääsevad andmetele juurde RIK töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenevalt otsene vajadus (s.h andmebaasi tehniline kasutajatugi).
3. Enda kohta käivate andmetega tutvumine
Teil on õigus:
  • tutvuda andmetega, mida RIK on Teie kohta kogunud;
  • taotleda ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, kui need on valed või ebapiisavad;
  • nõuda isikuandmete kustutamist, mille kasutamiseks puudub RIKil seaduslik alus;
  • taotleda isikuandmete töötlemise piiramist (nt ajaks kui Teie isikuandmete õigsust kontrollitakse);
  • esitada vastuväiteid Teid puudutavate isikuandmete töötlemise suhtes.
Selleks saate edastada meile pöördumise, kasutades pöördumise vormi.
 
NB! RIKi hallatavates andmekogudes olevate Teie kohta käivate isikuandmetega tutvumiseks palume Teil pöörduda andmekogu vastutava töötleja poole. Juhul kui edastate oma pöördumise siiski RIKile, saadame Teie pöördumise edasi andmekogu vastutavale töötlejale Teid sellest teavitades.
 
Vastame Teie esitatud taotlusele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast pöördumise saamist. Kui ühe kuu jooksul ei ole võimalik andmeid väljastada, teavitame Teid sellest ja pikendame vastamise tähtaega. Teie kohta kogutud andmed väljastame vastavalt Teie soovile, kas paberil või elektrooniliselt. Kui esineb põhjendatud kahtlus taotluse esitanud isiku identiteedi suhtes, võime nõuda taotluse esitaja isiku tuvastamiseks täiendava teabe esitamist.
 
Kui soovite andmete väljastamist paberkandjal, võtame avaliku teabe seaduse § 25 lg 2 kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest 0,19 eurot lehekülje eest. Juhul, kui taotlus on põhjendamatu või ülemäärane (eelkõige korduva iseloomu tõttu), on RIKil õigus küsida taotluse täitmise eest mõistlikku tasu või keelduda andmete väljastamisest.
 
3.1. Keeldume Teie tutvumissoovi täitmast, kui see võib:
  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Teil on õigus esitada meie otsuste peale vaie Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda halduskohtusse.
 
4. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumine
Kui RIKis toimub isikuandmete töötlemise rikkumisega seotud intsident, siis registreerime juhtunu ja vormistame selle kohta nõutud dokumendid.
 
Kui juhtunu kujutab endast tõenäolist ohtu Teie õigustele ja vabadustele, siis teavitame Andmekaitse Inspektsiooni. Rikkumise kohta, mis võib tõenäoliselt kujutada ohtu Teie õigustele ja vabadustele, saate täpsemalt lugeda Andmekaitse Inspektsiooni isikuandmete töötleja üldjuhendist.
 
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame juhtunust ka Teid, et võimaldada Teil olukorra leevendamiseks kasutusele võtta vajalikke ettevaatusabinõusid.
Kui rikkumine on toimunud või avastamise hetkel veel toimumas, siis võtame kasutusele kõik vajalikud meetmed rikkumise lõpetamiseks ning tagajärgede leevendamiseks.
 
5. Kontaktandmed
Antud andmekaitsetingimused on koostanud RIKi andmekaitsespetsialist Sirli King-Peets. Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega Registrite ja Infosüsteemide Keskuses, võite pöörduda meie asutuse andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil Sirli.King-Peets@rik.ee